Brandportals – Hoe kunnen ze jouw bedrijf helpen?
Brandportals; sommige mensen hebben er nog nooit van gehoord en anderen denken dat het brandveiligheid oplevert. Weer anderen weten ongeveer wat het is, maar denken dat zoiets alleen voor grotere bedrijven is weggelegd. De letterlijke vertaling van “merkportaal” geeft ook al geen duidelijk beeld, kortom het begrip brandportal is vaag.
Goede reden om eens meer duidelijkheid te geven over wat een brandportal is. Waarom bedrijven een brandportal aanschaffen en waardoor zo’n portal nou precies zo handig is.
Wat is een brandportal
Een brandportal wordt ook wel brand management software genoemd. De software is online beschikbaar en bestaat uit meerdere modules.
- Een website met CMS (content management systeem) voor de meest recente huisstijlrichtlijnen over kleuren, fonts, logovarianten, beeldgebruik etc.
- Een mediabank (asset management database) voor de opslag en beheer van logobestanden, beeldmateriaal, tekst, audio- en videobestanden etc.
- Printtemplates voor de online opmaak en bestellen van nieuwe marketingmaterialen.
- Databank voor productspecifiaties of beschrijvingen die in de printtemplates kunnen worden gebruikt (Product Informatie Management)
- Workflowmanagement voor het inrichten van het autorisatie- en validatieproces. Wie mag materialen aanmaken, wie moet goedkeuren en wie geeft toestemming voor bestelliing.
- Vertaalmanagement voor eenvoudig en snelle aanmaak van verschillende taalversies van documenten
Waarom een brandportal
Er kunnen verschillenden redenen zijn voor bedrijven om een brandportal aan te schaffen. De belangrijkste zijn vanuit onze ervaring de volgende:
Beschermen van de merkidentiteit
Ieder bedrijf, groot of klein, probeert een merk op te bouwen. Wat je doet, waar je goed in bent of zelfs beter dan de concurrent, hoe servicegericht je bent, je goede reputatie. Kortom al die feiten en associaties moeten worden opgeroepen door de visuele merkuitstraling. Je kunt je dus wel voorstellen dat het buitengewoon belangrijk is dat deze consistent is doorgevoerd. Een brandportal ondersteunt bedrijven bij de bewaking van consistente toepassing.
Nieuwe marketingmaterialen snel beschikbaar
Om ervoor te zorgen dat alle marketingmaterialen volledig in overeenstemming zijn met de huisstijlrichtlijnen moet elk document beoordeeld en goedgekeurd worden door degene(n) die daarvoor verantwoordelijk zijn. Dat kost tijd waardoor het proces van time to market vaak vertraging oploopt. Een brandportal kan deze doorlooptijd aanzienlijk versnellen.
Ontzien van de marketingcommunicatie medewerkers
Deze medewerkers zijn dikwijls belast met het maken van verschillende versies van marketingmaterialen voor de verschillende vestigingen. Eenvoudige en tijdrovende handelingen als het opslaan, beheren en delen van mediabestanden behoort ook vaak tot hun taken. Een brandportal vereenvoudigd en automatiseert deze taken waardoor aanzienlijk veel tijd en daarmee kosten worden bespaard.
Controle over meertalige marketingmaterialen
Voor bedrijven met vestigingen in het buitenland is het extra lastig om grip te houden op de merkuitstraling. Een brandportal vereenvoudigt het proces van vertaling, correctie en goedkeuring van marketingmaterialen.
Waardoor is een brandportal nou precies zo handig?
Een brandportal helpt bedrijven om te:
Informeren
De richtlijnen voor het toepassen van de huisstijl zijn beschreven en online beschikbaar. Aanpassingen en wijzigingen zijn hierdoor altijd up to date, gebruikers kunnen eenvoudig op wijzigingen worden geattendeerd.
Bewaren
Beelden, teksten, bestanden (digital assets) zijn centraal opgeslagen waardoor medewerkers deze altijd volgens de laatste versies beschikbaar hebben. De bestanden zijn ingedeeld naar categorie en getagged zodat ze makkelijk terug te vinden zijn. Geen tijd meer kwijt met het zoeken bestanden en geen risico meer op het gebruik van verouderde bestanden.
Beheren
Bestanden in de mediabank kunnen eenvoudig worden toegevoegd, geordend, verwijderd of gearchiveerd. Externe partijen zoals bijvoorbeeld de fotograaf kan toegang krijgen om nieuwe fotobestanden te uploaden.
Delen en downloaden
Het delen van grote bestanden is vaak omslachtig. Via de mediabank kunnen bestanden worden opgezocht en gedeeld. Zowel door interne gebruikers als door en met externe partijen zoals het reclamebureau, de drukkerij of de pers.
Creëeren en organiseren
Veel tijd en geld kwijt aan het dtp- of reclamebureau? Dankzij slimme templates kunnen gebruikers marketingmaterialen zoals visitekaartjes, folders, brochures, advertenties, banners e.d. zelf voorzien van nieuwe tekst en beeldmateriaal.
Bestellen
Na goedkeuring door de aangewezen personen kunnen de materialen in print of pdf worden besteld.
Promotionele artikelen kunnen in de Mediabank worden getoond om vervolgens te worden besteld.
Controleren
Bewaking van de consistentie van marketingmaterialen is een uitdaging. Dankzij de mogelijkheid om publicatie of bestelling pas te laten plaatsvinden na goedkeuring van de daartoe aangewezen persoon wordt huisstijlbeheersing een stuk eenvoudiger.
Managen
Met de module voor projectmanagement worden marketingcampagnes eenvoudiger beheersbaar. Taken en opdrachten worden toegewezen aan de juiste partijen, remindere-mails helpen hen deze binnen de deadlines te volbrengen. De projecteigenaar heeft in één oogopslag overzicht over de status van elke stap in het traject.
Klik hier voor meer informatie over de functies van onze brandportals.